Termeni și condiții
Termeni și condiții de utilizare a aplicației HesyMed
PREAMBUL
Prezentul document stabilește termenii și condițiile de utilizare ale aplicației software HesyMed (denumită în continuare „Aplicația”), operată de PRO EKN SOFTWARE SRL.
Accesarea și utilizarea Aplicației implică acceptarea integrală, necondiționată și irevocabilă a prezentelor Termeni și Condiții de utilizare. Dacă nu sunteți de acord cu Termenii și Condițiile prezentate, vă solicităm respectuos să încetați utilizarea Aplicației și să nu accesați conținutul sau serviciile oferite prin intermediul acesteia.
Aplicația HesyMed este destinată exclusiv utilizării de către persoane juridice care desfășoară activități în domeniul medical stomatologic, respectiv cabinete și clinici stomatologice. Scopul Aplicației este de a furniza servicii digitale pentru gestionarea eficientă a activității acestora, facilitând programările pacienților, gestionarea fișelor medicale, comunicarea automată, emiterea documentelor medicale și financiare, precum și monitorizarea performanței activității.
Prin utilizarea Aplicației, Utilizatorul declară și garantează că:
- Este reprezentantul autorizat al Clientului HesyMed sau are o relație contractuala cu acesta de natură să îi confere dreptul de acces pe aplicație;
- Informațiile introduse în cadrul Aplicației sunt complete, exacte și actualizate;
- Va respecta prevederile legale aplicabile, inclusiv în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal;
- Nu va utiliza Aplicația într-un mod care să aducă prejudicii Furnizorului, altor Utilizatori sau terților.
Nu puteți realiza inginerie inversă, traduce, dezasambla, integra, decompila, îndepărta, modifica, combina, crea lucrări derivate sau actualizări, adapta ori încerca să obțineți codul sursă al Aplicației, sau al oricărei părți a acesteia.
Încălcările Termenilor și condițiilor de utilizare, precum și încercarea unei astfel de încălcări, vor fi supuse acțiunilor în justiție și plata daunelor-interese.
Termenii și condițiile de utilizare vor guverna și orice actualizări ale Aplicației care înlocuiesc, repară și/sau completează prima versiune a Aplicației.
Nicio prevedere nu trebuie interpretată ca restricționând Termenii și condițiile terților. Când utilizați Aplicația, trebuie să vă asigurați că respectați termenii și condițiile aplicabile ale terților.
PRO EKN SOFTWARE SRL își rezervă dreptul de a modifica unilateral Termenii și Condițiile de utilizare. Continuarea utilizării Aplicației după publicarea modificărilor constituie acceptarea tacită a acestora.
DEFINIȚII
În înțelesul prezentului document, termenii de mai jos vor avea următoarele semnificații:
- Aplicația HesyMed: Aplicația software de tip SaaS (Software as a Service), dezvoltată și furnizată de PRO EKN SOFTWARE SRL, destinată gestionării operațiunilor administrative și medicale ale cabinetelor și clinicilor stomatologice.
- Furnizorul: PRO EKN SOFTWARE SRL, operator și proprietar al Aplicației HesyMed.
- Client HesyMed: orice persoană juridică care desfășoară activități medicale, ce încheie un contract de licență de utilizare cu Furnizorul și achiziționează licențe pentru utilizarea Aplicației.
- Utilizator HesyMed (end-user): persoană fizică desemnată de Clientul HesyMed, care are acces în platformă pe baza unui cont unic de utilizator (user și parolă), având drepturi și permisiuni stabilite de către Clientul HesyMed.
- Pacient/Persoană vizată: persoana fizică, beneficiar al serviciilor medicale prestate de Clientul HesyMed, ale cărei date personale sunt introduse, gestionate și stocate în aplicație de către Client.
INFORMAȚII DESPRE FURNIZOR
Aplicația HesyMed este deținută și operată de societatea PRO EKN SOFTWARE SRL, cu sediul în Șimleu Silvaniei, str. 1 Decembrie 1918, nr. 25, camera 4, județul Sălaj, înregistrată în Registrul Comerțului sub nr. J31/26/2013, având CUI 31129952.
Date de contact: [email protected] | +40 735 882 297
OBIECTUL ȘI DESTINAȚIA APLICAȚIEI HESYMED
Aplicația HesyMed este un instrument digital destinat exclusiv cabinetelor și clinicilor stomatologice, având rolul de a facilita și automatiza procesele administrative, financiare și medicale.
Funcționalitățile principale ale aplicației HesyMed includ, dar nu se limitează la:
- Gestionarea programărilor pacienților: planificarea, confirmarea și notificarea automată a programărilor prin SMS și email, precum și vizualizarea situației programărilor zilnice printr-o sală de așteptare virtuală.
- Administrarea fișelor pacienților: introducerea și stocarea datelor medicale relevante (diagnostice, tratamente, istoric medical), precum și a informațiilor administrative (date de contact, situație financiară).
- Crearea și gestionarea planurilor de tratament: elaborarea planurilor de tratament pe baza diagnosticului, împreună cu estimarea costurilor și opțiuni de aprobare.
- Emiterea devizelor de lucrări și a documentelor medicale: realizarea devizelor pentru intervenții stomatologice, precum și emiterea de rețete și scrisori medicale în format electronic.
- Monitorizarea și raportarea financiară: urmărirea încasărilor și plăților la nivel de pacient și clinică, generarea de rapoarte detaliate și statistici privind activitatea clinicii (vânzări, număr de pacienți noi, grad de ocupare etc.).
- Gestionarea inventarului: evidența stocurilor de materiale și produse, emiterea de transferuri interne și completarea automată a necesarului de materiale.
- Administrarea utilizatorilor și a drepturilor de acces: crearea conturilor individuale pentru utilizatori (medici, asistente, recepție, contabili etc.) și stabilirea drepturilor de acces la nivel granular (citire, editare, ștergere) în funcție de rolul fiecăruia.
- Integrarea cu infrastructura cloud dedicată: utilizarea serviciilor cloud pentru stocarea securizată a datelor, asigurarea redundanței, scalabilității și accesului rapid, securizat și de oriunde la datele gestionate în aplicație.
Aplicația oferă suport multi-cabinet și multi-locații, fiind adaptată atât pentru cabinete individuale, cât și pentru clinici cu multiple locații și echipe complexe.
HesyMed nu se adresează pacienților în mod direct, aceștia neavând acces în Aplicație.
Toate datele introduse și procesate în aplicație sunt gestionate de Clientul HesyMed, acesta având responsabilitatea exclusivă asupra conținutului și corectitudinii datelor.
CONDIȚII DE UTILIZARE
Accesul și utilizarea Aplicației sunt permise exclusiv Clienților HesyMed (persoane juridice) care activează în domeniul stomatologic și care au acceptat prezentele Termeni și Condiții, precum și Politica de Confidențialitate.
Crearea și administrarea conturilor
Furnizorul creează contul principal de administrator pentru Clientul HesyMed, care va avea responsabilitatea de a:
- Configura conturi individuale pentru Utilizatori (angajați sau colaboratori);
- Aloca roluri și drepturi de acces diferite fiecărui Utilizator, în funcție de poziția și responsabilitățile acestuia;
- Asigura păstrarea confidențialității informațiilor de autentificare (user și parolă);
- Actualiza informațiile conturilor ori de câte ori este necesar, inclusiv șterge conturile pentru utilizatorii cu care a încetat relațiile de muncă / colaborare.
Utilizatorul se obligă să utilizeze Aplicația în conformitate cu următoarele cerințe:
- Să nu divulge, înstrăineze sau pună la dispoziția terților credențialele de acces;
- Să nu utilizeze Aplicația în scopuri ilicite sau în moduri care pot prejudicia Furnizorul sau terții;
- Să nu copieze, reproducă, decompileze, dezasambleze sau modifice Aplicația;
- Să nu încerce accesul neautorizat la sistemele sau rețelele utilizate de Furnizor.
Aplicația HesyMed este accesibilă online, 24/7, cu excepția perioadelor planificate de mentenanță sau a întreruperilor neprevăzute din cauza unor factori externi (e.g. furnizorii de infrastructură).
Furnizorul va depune toate eforturile rezonabile pentru a notifica Clienții în prealabil cu privire la orice operațiune de mentenanță planificată care poate afecta accesul la Aplicație.
Furnizorul își rezervă dreptul de a suspenda temporar sau de a restricționa accesul la Aplicație în următoarele situații:
- Operațiuni de mentenanță planificată;
- Încălcarea oricărei prevederi din Termenii și Condițiile de utilizare;
- Neplata facturilor scadente;
- Intervenția unor circumstanțe care pun în pericol securitatea sau buna funcționare a Aplicației;
- Solicitarea autorităților competente.
Este interzisă utilizarea Aplicației în scopul:
- Transmiterii de conținut ilegal, dăunător, amenințător, abuziv, hărțuitor, defăimător, vulgar, obscen, calomnios sau în alt mod inacceptabil;
- Ingerinței în funcționarea normală a aplicației sau a serverelor utilizate pentru furnizarea serviciilor;
- Colectării, stocării sau oricărei forme de prelucrare neautorizată a datelor cu caracter personal aparținând altor Utilizatori și/sau pacienților persoane fizice, inclusiv obținerea acestora în mod fraudulos (de exemplu, furtul datelor).
CERINȚE TEHNICE
Furnizorul încearcă să mențină Aplicația actualizată astfel încât să fie compatibilă cu versiuni modificate/noi ale software-ului și hardware-ului. Clientul HesyMed nu are dreptul de a solicita o astfel de actualizare.
Clientul HesyMed are responsabilitatea să confirme și să determine dacă dispozitivul final pe care intenționează să utilizeze Aplicația îndeplinește specificațiile tehnice ale Aplicației.
Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica specificațiile tehnice ale Aplicației, după cum consideră potrivit, în orice moment.
CREAREA CONTURILOR ȘI ACCEPTAREA TERMENILOR
La activarea licenței, Furnizorul creează contul principal al Clientului HesyMed. Acest cont permite gestionarea tuturor activităților din cadrul Aplicației și delegarea accesului către alți Utilizatori.
Clientul HesyMed, prin reprezentantul său desemnat, va crea conturi individuale pentru Utilizatorii din cadrul propriei organizații (e.g. medici, asistente, personal de recepție, contabili etc.). Fiecare Utilizator va primi un set unic de credențiale format din user și parolă.
Clientul HesyMed va atribui fiecărui cont un rol specific, care determină nivelul de acces și permisiunile disponibile în Aplicație. Accesul poate fi configurat, incluzând drepturi de vizualizare, editare, creare sau ștergere a datelor.
Clientul HesyMed este exclusiv responsabil pentru securitatea conturilor create, inclusiv pentru actualizarea și modificarea datelor de autentificare atunci când este necesar (ex: schimbarea de personal, suspiciuni de compromitere a contului etc.).
Furnizorul nu este responsabil pentru orice prejudiciu cauzat de accesarea și/sau utilizarea neautorizată a conturilor de către persoane neautorizate.
Acceptarea Termenilor și Condițiilor se realizează în mod expres, electronic, la mometul creării contului în Aplicație.
Dacă un Utilizator refuză să accepte Termenii și Condițiile, ei trebuie să informeze Furnizorul în acest sens, iar accesul în Aplicație nu va mai fi permis.
În cazul actualizării Termenilor și Condițiilor, acceptarea noilor versiuni se va realiza prin afișarea unei notificări la autentificare și / sau transmiterea unui e-mail în acest sens. Continuarea utilizării Aplicației reprezintă acceptul necondiționat al modificărilor.
Acceptarea Termenilor și Condițiilor de către un Utilizator individual se consideră, de asemenea, o acceptare în numele Clientului HesyMed pe care acesta îl reprezintă.
Furnizorul își rezervă dreptul de a efectua verificări suplimentare de securitate și autentificare, în special în cazuri suspecte sau de încălcare a Termenilor și Condițiilor.
Utilizatorii trebuie să notifice de îndată Furnizorul în cazul în care suspectează accesul neautorizat la conturile proprii sau orice altă încălcare a măsurilor de securitate.
DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ
Furnizorul deține integral drepturile de autor și toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Aplicației HesyMed, codului sursă, logo-ului și a tuturor materialelor conexe.
Este interzisă copierea, reproducerea, modificarea, decompilarea, publicarea, distribuirea sau comercializarea aplicației fără acordul expres, prealabil și scris al Furnizorului.
PLANURI DE ABONAMENT, FACTURARE ȘI CONDIȚII FINANCIARE
Modelul de licențiere presupune achitarea unui abonament lunar, per unit medical, conform Contractului de abonament.
Perioada minimă de contractare este de 6 luni, iar reînnoirea este automată, pe o durată egală cu cea inițială, în măsura în care Clientul HesyMed nu notifică intenția de denunțare cu 15 zile anterior expirării licenței.
Facturile se emit lunar sau anual (în funcție de perioada aleasă pentru subscripție) și devin scadente în termen de 15 zile de la comunicare. Neplata la termen atrage suspendarea accesului în Aplicație.
Tarifele sunt exprimate în EUR, conversia în RON realizându-se la cursul oficial al Băncii Naționale a României din ziua emiterii facturii. Taxa pe valoare adăugată se aplică conform legislației fiscale.
SUPORT TEHNIC, MENTENANȚĂ ȘI DISPONIBILITATE
Furnizorul asigură suport tehnic și mentenanță în cadrul abonamentului standard.
Suportul tehnic este disponibil în zilele lucrătoare, de luni până vineri, între orele 08:00 – 18:00, exceptând sărbătorile legale.
Cererile de suport vor fi procesate în ordinea priorității și complexității, iar timpii de răspuns pot varia în funcție de natura solicitării.
Furnizorul nu este responsabil pentru întreruperi cauzate de factori externi, independenți de voința și controlul Furnizorului.
PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ȘI GDPR
În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ale Pacienților, Clientul HesyMed are calitatea de Operator de date, iar PRO EKN SOFTWARE SRL acționează în calitate de Persoană Împuternicită de Operator, conform definițiilor și dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016/679.
PRO EKN SOFTWARE SRL nu stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor, ci furnizează doar infrastructura tehnică și suportul necesar desfășurării activității Clientului HesyMed.
Clientul HesyMed își asumă exclusiv responsabilitatea integrală pentru respectarea obligațiilor care îi revin în calitate de Operator de date, conform legislației aplicabile, inclusiv, dar fără limitare la:
- Informarea și obținerea consimțământului legal al Pacienților;
- Asigurarea respectării drepturilor persoanelor vizate (ex: dreptul la acces, rectificare, ștergere, portabilitate);
- Asigurarea legalității temeiului de prelucrare și a scopurilor declarate;
- Transmiterea eventualelor solicitări sau cereri din partea Pacienților către PRO EKN SOFTWARE SRL, dacă acestea implică intervenția Persoanei Împuternicite.
Clientul HesyMed garantează că datele cu caracter personal introduse în Aplicație sunt colectate și prelucrate în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679, exact și actualizat.
PRO EKN SOFTWARE SRL va prelucra datele personale exclusiv în baza instrucțiunilor documentate ale Clientului HesyMed și numai în scopul furnizării serviciilor.
PRO EKN SOFTWARE SRL implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor cu caracter personal, incluzând:
- Stocarea datelor în infrastructura cloud, în conformitate cu cele mai înalte standarde de securitate;
- Controlul accesului la date prin politici stricte de autentificare și autorizare;
- Monitorizarea și auditarea regulată a activităților din sistem;
- Asigurarea confidențialității personalului autorizat să prelucreze datele.
PRO EKN SOFTWARE SRL nu va transfera date cu caracter personal către terți sau către state terțe fără autorizarea prealabilă a Clientului HesyMed.
În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, PRO EKN SOFTWARE SRL va informa fără întârzieri nejustificate Clientul HesyMed și va colabora pentru investigarea și remedierea situației.
PRO EKN SOFTWARE SRL nu va fi responsabilă pentru niciun prejudiciu cauzat de nerespectarea de către Clientul HesyMed a obligațiilor sale legale sau contractuale privind protecția datelor.
PRO EKN SOFTWARE SRL nu va fi răspunzătoare pentru eventualele solicitări, acțiuni sau reclamații formulate de pacienți, autorități sau terți în legătură cu datele cu caracter personal prelucrate de Clientul HesyMed în cadrul Aplicației.
Clientul HesyMed va despăgubi integral PRO EKN SOFTWARE SRL pentru orice sancțiune, prejudiciu sau cheltuială suferită ca urmare a unei încălcări de către Client a legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
PRO EKN SOFTWARE SRL va prelucra datele cu caracter personal pe întreaga durată a contractului de licență.
La încetarea Contractului/licenței:
- Datele sunt returnate Operatorului într-un format accesibil;
- La solicitarea expresă, datele sunt șterse definitiv, cu eliberarea unui raport de ștergere;
- Furnizorul poate păstra anumite date doar dacă legea impune.
PRO EKN SOFTWARE SRL poate utiliza subîmputerniciți (e.g. furnizorii de servicii de infrastructură) în scopul furnizării serviciilor, cu respectarea obligațiilor de securitate și confidențialitate prevăzute de legislația aplicabilă.
Lista subîmputerniciților este disponibilă la cerere și poate fi actualizată periodic, cu notificarea Clientului HesyMed.
LIMITAREA RĂSPUNDERII
Aplicația HesyMed este furnizată „ca atare” („as is”), fără garanții de niciun fel, exprese sau implicite, incluzând, dar fără limitare la garanții privind adecvarea pentru un anumit scop, funcționalitatea continuă sau neîntreruptă, lipsa erorilor sau compatibilitatea cu orice alte aplicații sau sisteme.
Furnizorul nu garantează că Aplicația va îndeplini cerințele sau așteptările specifice ale Clientului HesyMed și nu își asumă răspunderea pentru rezultatele obținute din utilizarea Aplicației.
În nicio circumstanță, Furnizorul nu va fi răspunzător pentru daune indirecte, accidentale, speciale, punitive sau pentru pierderi economice (inclusiv, dar fără limitare la pierderi de profit, de venituri, de date, de afaceri, de fond comercial sau oportunități), indiferent de modul în care acestea au fost cauzate, chiar dacă Furnizorul a fost informat despre posibilitatea apariției unor astfel de daune.
Furnizorul nu își asumă răspunderea pentru nicio pierdere sau prejudiciu, direct sau indirect, cauzate de întârzieri, erori, lipsă de disponibilitate sau întreruperi ale Aplicației, ca efect al unor circumstanțe care nu țin de voința sau controlul exclusiv al Furnizorului, inclusiv cele datorate furnizorilor de servicii de infrastructură.
Furnizorul este exonerat de orice răspundere în cazul în care neîndeplinirea obligațiilor contractuale sau nerealizarea performanțelor convenite este cauzată de evenimente de Forță majoră și/sau Caz fortuit sau de circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil, incluzând, dar fără limitare la dezastre naturale, conflicte armate, atacuri cibernetice, pene de curent, întreruperi ale rețelelor de comunicații, acțiuni guvernamentale sau de reglementare etc.
Răspunderea Furnizorului în caz de încălcare a obligațiilor și de faptă ilicită este limitată la intenție și neglijență gravă. În orice caz, răspunderea totală a PRO EKN SOFTWARE SRL față de Clientul HesyMed sau orice alt terț, pentru orice prejudiciu suferit în legătură cu utilizarea Aplicației, este limitată la valoarea abonamentului anual plătit de Client pentru serviciul HesyMed.
Furnizorul nu va fi răspunzător pentru acțiunile sau omisiunile Utilizatorilor desemnați de Clientul HesyMed în utilizarea Aplicației, inclusiv în ceea ce privește introducerea, prelucrarea, stocarea sau ștergerea datelor.
Clientul HesyMed se obligă să despăgubească și să apere PRO EKN SOFTWARE SRL împotriva oricăror pretenții, acțiuni, cereri, pierderi sau cheltuieli (inclusiv cheltuieli de judecată și/sau onorarii avocațiale) rezultate din sau în legătură cu:
- Utilizarea neconformă a Aplicației de către Client sau Utilizatorii acestuia;
- Încălcarea oricăror prevederi ale Termenilor și Condițiilor sau a legislației aplicabile;
- Orice solicitare, acțiune sau investigație inițiată de o autoritate competentă sau de o terță parte ca urmare a prelucrării datelor de către Clientul HesyMed.
MODIFICAREA TERMENILOR ȘI CONDIȚIILOR
Furnizorul poate modifica unilateral Termenii și Condițiile. Continuarea utilizării aplicației presupune acceptarea modificărilor.
ÎNCETAREA COLABORĂRII ȘI SUSPENDAREA ACCESULUI
Contractul poate fi denunțat de oricare dintre părți, printr-o notificare scrisă, cu respectarea unui termen prealabil de minim 30 zile înainte de încetarea efectivă, numai după expirarea perioadei minime de contractare convenită inițial.
Furnizorul poate suspenda accesul Clientului HesyMed în caz de neplată sau de nerespectare a Termenilor și Condițiilor și/sau a dispozițiilor legale aplicabile.
LEGISLAȚIA APLICABILĂ ȘI SOLUȚIONAREA LITIGIILOR
Termenii și Condițiile sunt guvernate de legislația României.
Litigiile vor fi soluționate pe cale amiabilă, iar în caz de eșec, de către instanțele competente material din Cluj – Napoca.
În cazul în care oricare prevedere din Termenii și condițiile de utilizare este sau va deveni invalidă, validitatea celorlalte prevederi nu va fi afectată.
CONTACT ȘI SUPORT
Pentru orice solicitări sau sesizări, puteți contacta echipa HesyMed la adresa de corespondență electronică [email protected] sau la numărul de telefon +40 735 882 297.
versiunea 1.0 – 10 Martie 2025
Trusted by
